Cómo crear PDF / A

Quien soy
Lluís Enric Mayans
@lluisenricmayans
Autor y referencias

Cómo crear PDF / A en la computadora

En lo que respecta a los programas informáticos, la creación de documentos PDF / A no es una tarea difícil: la mayoría de los programas de oficina, de hecho, permiten la exportación de archivos en total conformidad con este formato. A continuación pretendo explicarte cómo crear PDF / A en la computadora utilizando dos de las suites ofimáticas más populares para plataformas de escritorio, LibreOffice . Después de eso, les contaré acerca de una especie de "impresora virtual" para Windows, que le permite realizar la misma operación a través de cualquier programa que incluya la función de impresión.



LibreOffice (Windows / macOS / Linux)

Si nunca hubiera oído hablar de él LibreOffice es una suite ofimática de código abierto y completamente gratuita, que a menudo se utiliza como alternativa a Microsoft Office. Todos los programas incluidos en la suite (EscritorCalcImpresionar y así sucesivamente) incluyen entre sus funcionalidades la exportación de documentos en PDF / A con un par de clics.

Entonces, para comenzar, conectado al sitio web de LibreOffice, haga clic en el botón Descarga LibreOffice xyz para iniciar inmediatamente la descarga del archivo de instalación, inicie el programa que acaba de descargar y siga cuidadosamente las instrucciones en pantalla para finalizar el procedimiento de instalación: en Windows, esto lleva de nuevo a hacer clic en el botón varias veces adelante hasta llegar al final del proceso de instalación.

Si está utilizando un Macen su lugar, tienes que arrastrar el icono de LibreOffice en la carpeta aplicaciones di MacOS usando la ventana que aparece en la pantalla. Además, para traducir el programa al en tu idiomano, también debe descargar el paquete de idioma adicional (que no es necesario, sin embargo, en la versión de Windows): haga clic en el botón Interfaz de usuario traducida disponible en la página de descarga del programa.



En este punto, inicie LibreOffice (haciendo clic derecho en su icono en la carpeta aplicaciones y seleccionando el artículo Abri en el menú contextual, para evitar las restricciones de macOS en aplicaciones de desarrolladores no certificados en el primer inicio) y ciérrelo presionando cmd + q en el teclado. Una vez hecho esto, inicie el archivo del paquete de idioma (p. Ej. LibreOffice_xy_langpack_it.dmg), haga doble clic en su icono adjunto a la ventana que se muestra en la pantalla y presione los botones AbriliInstalar para instalar la interfaz de usuario en en tu idiomano.

Una vez que se complete la fase de configuración, comience LibreOffice llamándolo desde la carpeta LibreOffice del menú Inicio di Windows (accesible a través del icono de la bandera ubicado en la esquina inferior izquierda de la pantalla), desde la carpeta aplicaciones del Mac o de Vista de actividad di Linuxy luego seleccione, en la pantalla de bienvenida del programa, el tipo de documento que mejor se adapte a sus necesidades (p. ej. Redactor de documentos nuevos).

En este punto, todo lo que tiene que hacer es completar el documento con la información deseada; si, por el contrario, desea crear un archivo PDF / A a partir de un documento ya existente, todo lo que tiene que hacer es hacer clic en el menú Archivo> Abrir de la aplicación elegida y seleccione, utilizando el administrador de archivos que se muestra en pantalla, el documento sobre el que desea actuar.


De todos modos, una vez que haya terminado de realizar los cambios necesarios, puede crear el archivo en formato PDF / A accediendo a la función de exportación de documentos: para ello, haga clic en el menú Archivo ubicado en la parte superior izquierda del programa, seleccione el elemento Exportar cómo y luego haga clic en la opción Exportar en formato PDF ....

Inmediatamente después, se muestra un cuadro de diálogo en la pantalla que le permite elegir entre numerosas opciones para guardar el PDF resultante; para poder guardar en formato PDF / A, coloque la marca de verificación junto al elemento Archivo PDF / A-1a (ISO 19005-1) ubicado justo debajo de la caja General, haga clic en el botón Exportar ubicado en la parte inferior y elija la ruta para guardar el archivo PDF / A que acaba de crear. No fue difícil en absoluto, ¿verdad?


Microsoft Office (Windows)

En cuanto a la creación y gestión de documentos de oficina, microsoft Office es sin duda una de las soluciones más completas: como tal, ¡no podía faltar en sus programas una opción para exportar documentos en formato PDF / A! Antes de continuar, tengo una premisa importante que hacerte: aunque Microsoft Office también está disponible para Mac, esta versión carece de la funcionalidad para crear archivos en formato PDF / A. Entonces, si tiene una computadora con macOS, le sugiero que consulte una de las otras soluciones informadas en esta guía.

Como seguramente sabrá, para usar Microsoft Office para Windows necesita desembolsar algo de dinero: la suite está disponible mediante suscripción a Office 365 (con precios a partir de 7 € / mes) o mediante la compra de una licencia de Office Hogar y Estudiantes 2016 para PC, al precio de 149 € tarifa única.


Sin embargo, si necesita urgentemente los programas de la suite, puede aprovechar la suscripción de un mes gratis a Office 365 Hogar: para hacerlo, conectado a esta página web, haga clic en el botón Pruébelo gratis durante 1 mes, ingrese los detalles de su cuenta de Microsoft en la siguiente ventana y especifique, cuando se le solicite, un método de pago válido (durante los primeros 30 días de uso del servicio, no se le cobrará absolutamente nada). Si aún no tiene una cuenta de Microsoft, puede crearla siguiendo las instrucciones que le di en mi tutorial temático.

Al final del procedimiento de registro, se le enviará por correo electrónico el enlace para descargar el archivo de instalación de Office: después de completar la descarga, inicie el programa descargado y siga las instrucciones en pantalla para instalarlo en su computadora.

Recuerda que, para evitar cargos no deseados luego de los primeros 30 días de uso de Office, debes cancelar la renovación automática de la suscripción: para ello, conectado a este sitio web, ingresa las credenciales de la cuenta de Microsoft con la que descargaste Office, haga clic en la voz cancelar correspondiente a la descripción de la suscripción y siga las instrucciones que se muestran en pantalla para cancelar la renovación automática. Si tiene algún problema o si desea obtener instrucciones más detalladas sobre la descarga de Office, le insto a que consulte mi guía específica sobre cómo descargar Office.


Una vez que se complete la fase de instalación de Office, inicie el programa más relevante para el documento que desea crear (p. Ej.  ) recordándolo de menú Inicio di Windows, presiona el botón para la creación de un nuevo documento (ej. Documento en blanco) y rellénelo con la información que necesita. Si lo necesitas crear PDF / A de un documento existente, haga clic en la sección Archivo ubicado en la parte superior izquierda, luego en el botón Abri, seleccione la fuente en la que se encuentra el documento (p. ej. Esta PC) y use el siguiente panel para ir a su ruta e importarlo al programa.

Sin embargo, una vez que haya completado los cambios, vuelva a hacer clic en el menú. Archivo ubicado en la parte superior izquierda, seleccione el botón Exportar y luego haga clic en el botón Crear PDF / XPS para iniciar el procedimiento de exportación. Dentro de la siguiente ventana, escriba un nombre para asignar al archivo y asegúrese de que en el menú desplegable Guardar como el formato está especificado PDF, luego presiona el botón Opciones ... colocado un poco más abajo, coloque la marca de verificación al lado del artículo Cumple con ISO 19005-1 (PDF / A) y haga clic en los botones OK Público para finalizar el guardado del documento.

PDFCreator (Windows)

Espera, ¿me estás diciendo que necesitas guardar un archivo listo para usar en formato PDF / A, pero que no es compatible con los programas antes mencionados? ¡Entonces creo que tengo la solución adecuada para ti! Creador de PDF es software para Windows que agrega una “impresora virtual” al sistema, capaz de generar archivos PDF desde cualquier programa que incluya funcionalidad de impresión.

¿He dado en el clavo y este programa ya le ha llamado la atención? Perfecto, luego pasemos a la práctica: primero, conectado a la página de descarga de PDFCreator, presione el botón Descargar y repita la operación con el botón Descargar correspondiente a la sección PDFCreator Gratis para empezar a descargar la versión gratuita del programa, más que suficiente para el objetivo que te has marcado.

Una vez hecho esto, inicie el archivo que acaba de descargar (p. Ej. PDFCreator-3_2_2-Configuración), presiona los botones  e OK, ponga la marca de verificación junto a la casilla Ajustes avanzados, presione el botón 3 veces adelante, seleccione el artículo Instalación mínima en el menú desplegable propuesto, vuelva a hacer clic en el botón 3 veces adelante y finalizar el procedimiento de configuración presionando los botones Instalar, No graciasomitirfinal.

El juego está prácticamente hecho: abre como de costumbre el archivo que quieres convertir a formato PDF / A, accede a las opciones de impresión del programa que estás usando (yendo, por ejemplo, al menú Archivo> Imprimir o presionando la combinación de teclas Ctrl + P), elija la impresora virtual Creador de PDF de la lista de impresoras disponibles y presiona el botón OK /prensa para acceder a la ventana de configuración del programa.

En este punto, seleccione el elemento PDF / A (conservación a largo plazo) en el menú desplegable perfil adjunta a la nueva ventana que se abre en la pantalla, si lo desea, escriba la información en Título, autor, tema Palabra clave del documento, si es necesario configure la ruta de guardado del mismo presionando el botón [...] y finalizar la exportación haciendo clic en el botón Ahorrar.

Nota: para una mayor compatibilidad, puede utilizar el formato PDF / A-1b “antiguo”, en lugar del que sugiere el programa (el PDF / A-2b). Para hacer esto, en la ventana de PDFCreator, haga clic en el icono PDF / A-2b ubicado en la esquina superior izquierda y seleccione el elemento PDF / A-1b de la lista de opciones propuestas y luego guarde el archivo como de costumbre.

Cómo convertir PDF / A en línea

Si no puede usar PDFCreator para convertir un documento existente a PDF / A, o necesita hacerlo desde un teléfono inteligente o tableta, puede confiar en un servicio en línea como DocuPub: de hecho, se trata de una aplicación web que se puede utilizar a través del navegador instalado en el sistema y que permite realizar este tipo de conversión desde una gran cantidad de formatos.

Para continuar, primero conéctese al sitio web del servicio, presione el botón Elija archivo / Cargar archivo colocado en la página que se abre en la pantalla y use el siguiente panel para seleccionar el documento a convertir. Una vez hecho esto, configure la entrada PDF / A en el menú desplegable Formato de salida, deja el campo sin cambios Intención de salida y configurar, en el menú desplegable Método de entrega, la voz Espere la conversión en el navegador si desea descargar el archivo a través del navegador o la voz Envíeme un enlace al documento por correo electrónico si desea recibir por correo electrónico el enlace para descargar el archivo convertido (en este caso, deberá liberar su dirección de correo electrónico).

Una vez finalizada esta fase, presione el botón Subir y convertir para cargar el archivo e iniciar el proceso de conversión. Una vez finalizada la conversión, el archivo se descargará automáticamente o se enviará un enlace de descarga a su dirección de correo electrónico, según la elección que haya realizado anteriormente.

Si DocuPub no pudo brindarle el resultado que deseaba, sepa que existen varias alternativas a este portal: solo para darle algunos ejemplos, incluso servicios como ZamZar o iLovePDF ofrecen la posibilidad de crear PDF / A a partir de documentos existentes. Te sugiero que eches un vistazo a mi guía sobre cómo convertir PDF / A para obtener más información sobre el tema: ¡estoy seguro de que no te arrepentirás!

Cómo crear PDF / A

Audio vídeo Cómo crear PDF / A
Añade un comentario de Cómo crear PDF / A
¡Comentario enviado con éxito! Lo revisaremos en las próximas horas.